【徹底解説】生産性がアップするChatGPTを社内利用する方法

「ChatGPTが話題になっているけど仕事でどんな使い方があるの？」

「社内利用でのイメージが湧かない」

「使わなくても困ってないし、よくわからないなぁ」

そんな悩みにお答えします。

ChatGPTを社内で利用したいけど、どんなものかがわからずモヤっとしている方も多いのではないでしょうか？

そこでこの記事では以下の内容を解説しています。

•ChatGPTとは
•社内利用するべき理由
•社内活用例
•社内活用するメリット・デメリット

ChatGPTを社内利用したいけどよくわからない、具体的な活用例がわからない方におすすめの内容になっています。

ぜひ、この記事を参考にChatGPTのことを知り、社内で活用していってください。

ChatGPTとは

ChatGPTとは、アメリカの新興企業（成長過程にある企業）であるOpenAIにより開発された、対話型のAIチャットサービスのことです。

ChatGPTが多くの人々の注目を集めている理由は、まるで人間のような自然な会話ができることにあります。

GPTと呼ばれる自然言語の生成が可能なモデルが搭載されていること、そして膨大な学習により、複雑な質問に対しても自然で高精度な回答をおこなうことができます。

会話の中でできることは多岐にわたり、例えば、記事の執筆、翻訳、要約、プログラミングなど、様々な回答を行うことができます。

今もなお研究や開発が進められていることから、今後はさらにビジネスへの活用用途が増えていくと考えられます。

ChatGPTを社内利用するべき理由（メリット）

主な理由は次の3つです。

•業務の効率化ができる
•品質の向上につながる
•顧客満足度の向上が期待できる

それぞれ解説します。

業務の効率化ができる

最大のメリットは、社内業務の効率化です。

なぜなら、人間が時間をかけて行なっていたことを短時間で行えるからです。

例えば、文章や資料の作成、要約、翻訳などChatGPTでできることは多岐に渡ります。

ChatGPTを使いこなすことで業務の効率化になりますよ。

品質の向上につながる

ChatGPTにより、人による単純なミスや仕事のクオリティの差を少なくしていけます。

その結果、業務の品質が向上します。

また、ChatGPTは世の中の様々な知識を大量に学習しています。

ChatGPTに聞くことで、ネット上のあらゆる情報を調べて返してくれるので、不足している知識を知ることができます。

不足している知識を知ることで、より良いアイデアをブラッシュアップでき、具体化できるでしょう。

顧客満足度の向上につながる

ChatGPTはカスタマーサービスに利用することもできます。

顧客からの問い合わせに即座に対応でき、待ち時間を大幅に減らせるため、顧客満足度の向上につながります。

お問い合わせ以外では、以下のようなデータを学習して、最適な商品の提案や案内も可能です。

•顧客との対話の中で得たデータ
•過去の購入履歴
•サイト内の行動

顧客が求めている情報が手に入るため、満足度が高まっていくでしょう。

ChatGPTの社内活用例

社内活用例として次の5つを紹介します。

•メールや資料などの文章作成
•問い合わせ対応
•プログラミングのコーディング補助
•商品知識補助
•企画の立案

一つずつ解説します。

メールや資料などの文章作成

ChatGPTによりメールや資料などが作成できます。

ChatGPTに作ってもらいたい「文章の内容」「文字数」や「文体」を指定することで文章を作成してもらいます。

あとは出来上がった文章を調整することで文章が完成します。

問い合わせ対応

「顧客からの問い合わせ」や「社内問い合わせ」への対応にもChatGPTが使えます。

なお、ChatGPTに問い合わせ対応を任せるには、AIに回答となる情報（製品情報や社内規定など）を学習させなければなりません。

「顧客からの問い合わせ」の利用例は次のとおりです。

1．ChatGPTに自社の製品やサービスの情報を学習させ、サービスサイトの問い合わせフォームにChatGPTを設置します。

2．顧客はわざわざ電話やメールで問い合わせせずに、ChatGPTを使って疑問を解決できるようになります。

3．企業は問い合わせ対応にかかるコストを削減できるようになり、開発や営業など他の業務に注力できます。

「社内問い合わせ対応」の利用例は次のとおりです。

1．ChatGPTに自社の社内規定やFAQを学習させます。

2．社員がChatGPTで欲しい情報を得られるようにすることで、社員はバックオフィス（社内規定やFAQなどを扱う部署）に問い合わせる必要がなくなります。

3．その結果、これまで問い合わせに対応していた社員は、別の業務に集中して取り組めるようになります。

上記のような使い方をすることで、効率的に業務に取り組めることでしょう。

プログラミングのコーディング補助

プログラミングにもChatGPTが使われています。

プログラミングはエラーが付き物で、慣れていない人が自力で解決するにはどうしても時間がかかるからです。

具体的には、

•エラーメッセージの解読
•コードの不備と修正案を教えてもらう
•コーディングの補助

などがあります。

ChatGPTを使うことで、わからなかったエラーなどの解決策が見つかります。

商品知識補助

主に営業の社員が自社製品の情報を調べるときにChatGPTが使われています。

自社の製品やサービスについて詳しくなければ、顧客からの質問に即答できませんが、

ChatGPTを使えば商品やサービスの知識に疎くてもその場で顧客の質問に答えることができます。

営業に不慣れな新入社員がChatGPTを使うことで教育の工程数の削減にもつながります。

企画の立案

部下が上司に企画書を提出する場合に、ChatGPTを先輩や上司に見立てて質問をすることができます。

活用例は次のとおりです。

1．ChatGPTを先輩や上司に見立てる。（「あなたは上司です」と入力する）

2.「良い企画書を作りたいんですけど、良い企画書を作るのに足りない情報があったらどんどん質問してください」「十分な質問や情報が集まったところで企画を作ってください」とChatGPTにお願いする。

3．ChatGPTの方から「企画を作るので分野は何か？」「お客さんは誰か？」などと聞いてくれるようになる。

 4．人間側が「お客さんはこれです」「価格はいくらです」など答えていくと、情報が揃ったところでChatGPTが「企画を作りますね」と、より良い企画を作ってくれる。

自分一人でプロンプト（ChatGPTに対する指示や質問）を考えるのではなく、足りないものをChatGPTに聞いてもらうという方法で、プロンプトを書くのが苦手でもいいものが作れるようになります。

ChatGPTとコンビを組むイメージですね。

出典： 議事録、企画書、メール返信…面倒な仕事はChatGPTで全て解決？AIエキスパートが教える使いこなし術【深津貴之×家入一真】

ChatGPTを社内活用する注意点

注意点は次の5つです。

•情報漏洩のリスクがある
•正確ではない回答をする場合がある
•システムを導入するコストがかかる
•質の高いプロンプトを入力する必要がある
•システム障害やアクセス過多によるエラーがある

それぞれ解説します。

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTに入力した情報は学習データとして利用されます。

そのため、意図していなくても外部に情報が漏れる可能性があります。

そのようなリスクを回避するには、次の対策が必要です。

•社内での規約を作り、周知徹底する
•利用の仕方について研修を行う
•機密情報や個人情報を入力しない
•学習を無効化する設定を行う

これらの対策をとり、安全に利用しましょう。

正確ではない回答をする場合がある

ChatGPTは回答できる内容が幅広い一方、正確ではない回答をする場合があります。

対策としてインターネットや書籍などで確認する、他の社員とのダブルチェックをするなどがあります。

ChatGPTからもらった回答を鵜呑みにせず、あくまでもサポート的に利用するといいでしょう。

システムを導入するコストがかかる

ChatGPTを社内で利用する際には、システム開発やアプリの導入時にコストがかかります。

また、その後の運用コストもかかります。

システムを導入、運用していくためには、専門的な知識やデジタル・DXに詳しい人材が必要なので、自社でデジタル人材やDX人材の育成をすることが大切です。

そのような人材がいない場合は、外部からの支援を受けるといいでしょう。

質の高いプロンプトを入力する必要がある

質の高いプロンプト（ChatGPTに対する指示や質問）を入力しないと、目的に合った回答を得られません。

質の低いプロンプトを入力すると、意図しない回答を生成する可能性があるからです。

社内で次のような項目を含めた使用マニュアルを作成することで対策できます。

•ChatGPTに役割を与える
•前提条件や課題を具体的に入力する
•文字数、箇条書きなど出力形式を指定する
•繰り返し質問し、精度を高める

効果的なプロンプトにするためにおすすめします。

システム障害やアクセス過多によるエラーがある

ChatGPTは、サーバーの問題でシステム障害やアクセス過多でつながらないなどのエラーがあり、作業効率が低下する可能性があります。

そのような場合は、しばらく時間をおいてからアクセスすることで治ることがあります。

まずは15分ほど時間をおいてからアクセスしましょう。

まとめ

様々な用途で社内利用できるChatGPTは便利な反面、使いこなすのが難しい点もあります。

しかし、効果的に活用することで日々の業務が楽になり、他の業務やプライベートの時間の確保につながります。

リスクを承知した上で、業務に活かしていきましょう。